DÖF Oluşturma Rehberi

AI Destekli

Tekli DÖF formu ya da çok maddeli Çoklu DÖF liste raporu hazırlayın. Yapay zekâ, kısa bulgu notunuzdan uygunsuzluk tanımı, düzeltici faaliyet önerisi ve yasal dayanak metni oluşturur.

DÖF Süreci

Adım 1

Uygunsuzluk Tespit

Adım 2

Düzeltici Faaliyet

Adım 3

Risk & Termin

Adım 4

Takip & Kapanış

Adım Adım DÖF Oluşturma

Uygunsuzluğu Tanımlayın

DÖF sayfasını açın ve "Tekli DÖF Oluştur" butonuna tıklayın. Açılan formda:

Firma * alanından firmayı seçin, gerekirse Bölüm / Lokasyon yazın
İsterseniz DÖF No girin (en fazla 5 harf veya rakam)
Onaylayan kişinin ad soyadını ve ünvanını kontrol edin
Bulguyu "Açıklama (Sadece Burayı Doldur)" alanına 20–500 karakter arasında yazın

Uygunsuzluk tanımı ve düzeltici faaliyet alanlarını bir sonraki adımda yapay zekâya doldurtabilirsiniz.

Yapay Zekâ ile Metinleri Doldurun

Açıklama en az 20 karakter olduğunda "Yapay Zeka ile Oto Doldur" butonu etkinleşir:

Yapay Zeka ile Oto Doldur

Açıklamanızdan Uygunsuzluk Tanımı ve Düzeltici Faaliyet / Öneri metinlerini üretir; ilgili yasal dayanak öneri metninin sonuna eklenir. Metinleri dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz.

Fotoğraf Ekleme: Forma uygunsuzluğu belgeleyen en fazla 2 fotoğraf ekleyebilirsiniz (her biri en fazla 5 MB); fotoğraflar PDF çıktısında yer alır. "AI Foto Analizi" ilk fotoğrafı inceler ve AI görsel analiz kredisi kullanır; seçtiğiniz bulgu "Forma Aktar" ile forma gelir, birden fazla bulgu varsa "Tümünü Çoklu DÖF'e Aktar" ile Çoklu DÖF'e taşınabilir.

Risk Derecesi, Termin ve Sorumluları Belirleyin

Formun Risk Derecesi, Termin & Sorumlular bölümünde:

Risk Derecesi: Standart seçimle ya da Fine-Kinney veya L Matris (5x5) hesabıyla belirleyin
Termin Tarihi: 1 Hafta – 6 Ay arası hazır seçeneklerden seçin ya da "Manuel tarih gir" ile GG/AA/YYYY biçiminde yazın
Yetkili Kişi ve Sorumlu Görev alanlarını doldurun

İpucu: Yapay zekânın yazdığı Düzeltici Faaliyet / Öneri metni bir öneridir; sahaya göre düzenleyebilir veya alanı tamamen elle doldurabilirsiniz.

Rapor Oluşturun

"DÖF Raporunu Oluştur" butonuna tıkladığınızda DÖF Özeti penceresi açılır. Buradan "Düzenle" ile forma dönebilir, "PDF Oluştur" ile raporu indirebilir veya "Firmaya E-Posta Gönder" ile PDF'i firmaya e-postayla iletebilirsiniz.

Kayıtlı bir firma için PDF oluşturduğunuzda DÖF, Profilim'deki Raporlar sekmesine kaydedilir ve DÖF sayfasındaki takip listesine eklenir. E-posta gönderimi ücretli paketlerde kullanılabilir; firmanın yanıtları DÖF sayfasındaki "Mesajlarım" penceresinde görünür.

Takip ve Kapanış

Oluşturulan DÖF'ler "Açık DÖF Maddeleri" listesinde termin durumuyla birlikte izlenir; kartın "PDF İndir" butonuyla raporu yeniden indirebilirsiniz. Faaliyet tamamlandığında kartın "DÖF'ü Kapat" butonuna tıklayın; açılan pencerede Kapatılma Tarihi, Kapatan / Onaylayan, Alınan Önlem ve Kapanma Açıklaması ve isteğe bağlı Uygun Hale Getirme Fotoğrafı bilgilerini girip yeniden "DÖF'ü Kapat" deyin.

Kapatılan maddeler "Kapanmış DÖF" sekmesine geçer ve istatistiklere yansır. Kartın "Kapatma Raporu İndir" butonuyla kapanış bilgilerini içeren PDF'i alabilir, gerekirse "Tekrar Aç" ile maddeyi yeniden açabilirsiniz.

Adım Adım Çoklu DÖF Hazırlama

Aynı firmaya ait birden fazla bulguyu tek bir liste halinde hazırlayıp PDF raporu olarak iletebilirsiniz.

Firma ve Genel Bilgileri Doldurun

DÖF sayfasını açın ve "Çoklu DÖF Oluştur (Liste Raporu)" butonuna tıklayın. Genel Bilgiler adımında:

Raporun gideceği firmayı seçin; firma kaydındaki logo, gözetim yapan ve işveren / vekili bilgileri otomatik gelir
Alan / Bölge, Gözetim Tarih Aralığı, Rapor Tarihi ve Rapor No alanlarını doldurun
Gözetim Yapan, Sertifika No, Sorumlu Kişi ve Yetkili Kişi bilgilerini kontrol edin
Logoları (Hizmet Alan Firma Logosu ve Hizmet Veren OSGB / Firma Logosu) gerektiğinde kutulara tıklayarak güncelleyin
Daha önce kaydettiğiniz bir şablonu "Kaydedilmiş Şablonlarım" ile yükleyebilirsiniz

Risk Maddelerini Ekleyin

Firmayı seçtikten sonra "Madde Eklemeye Geç" butonuyla Maddeler adımına geçin. Her bulgu üstteki çubukta ayrı bir sekme (Madde 1, Madde 2…) olarak görünür:

Bina / Bölge Adı ve Açıklama & AI Asistanı alanlarına bulguyu yazın (20–500 karakter)
"Yapay Zeka ile Oto Doldur" ile uygunsuzluk/tehlike tanımını, düzeltici faaliyeti ve ilgili yasal gerekçeyi hızlıca oluşturun
Daha fazla madde için "Yeni Madde" veya "Yeni Madde Ekle" butonunu kullanın
Her maddeye ayrı uygunsuzluk fotoğrafı (isteğe bağlı örnek resim) yükleyip kendi risk derecesini belirleyin; "Fotoğrafı AI ile Analiz Et" ile bulunan bulguları "Maddelere Aktar" ile maddelere dönüştürebilirsiniz
Faaliyeti tamamlanmış maddeyi Faaliyet Kapatma Durumu bölümünde "Kapatıldı" olarak işaretleyebilirsiniz

Önizleme ve İşlemler

Tüm maddeleri ekledikten sonra "Önizleme & PDF Raporu Oluştur" butonuyla Önizleme adımına geçin.

Bu adımda genel rapor özetini ve eklenen maddeleri kart hâlinde görürsünüz; PDF kaşe ayarları da buradadır.
Maddeyi düzenlemek isterseniz kartına tıklayabilir veya sağındaki Çöp Kutusu butonuyla silebilirsiniz.
PDF Oluştur butonuyla DÖF raporunuzu liste hâlinde indirebilirsiniz.
Firmaya E-Posta Gönder butonuyla PDF'i doğrudan sistem üzerinden firmaya e-postayla gönderebilirsiniz (ücretli paketlerde).
Şablon Kaydet ile formu daha sonra yeniden kullanmak üzere saklayabilirsiniz.
Kayıtlı bir firma için PDF oluşturduğunuzda rapordaki her madde, DÖF sayfasındaki takip listesinde ayrı bir kart olarak görünür ve ayrı kapatılır.

Sık Sorulan Sorular

Önceki Rehber

Kroki Editörü

Sonraki Rehber

Atama Yazıları