Tespit ve Öneri Defteri Nasıl Doldurulur?

Tespit ve öneri defteri nasıl doldurulur? Her kayıt; tarih ve saha bilgisiyle başlamalı, görülen uygunsuzluğu yoruma kapalı biçimde tanımlamalı, doğabilecek riski açıklamalı ve uygulanabilir tedbiri belirtmelidir. Öneriye sorumlu, makul termin ve mevzuat dayanağı eklenmesi; kaydın imzalanarak ilgili nüshaların saklanması güçlü ve izlenebilir bir uygulama oluşturur.

Tespit ve Öneri Defteri Nedir?

Tespit ve öneri defteri, mevzuattaki adıyla onaylı defter; işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanının yaptığı tespitleri, sunduğu tavsiyeleri ve gerekli gördüğü diğer hususları kaydettiği resmî İSG belgesidir. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği defteri, her işyeri için tek; seri numaralı ve bir asıl ile iki kopyadan oluşan bir kayıt olarak tanımlar.

Defterin en önemli hukuki sonucu şudur: Yönetmeliğin 7. maddesine göre buraya yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır. Bu nedenle defter, yalnız saha ziyaretinin yapıldığını gösteren bir günlük değildir. Tehlikenin ne zaman görüldüğünü, işverene hangi önlemin önerildiğini ve sürecin nasıl izlendiğini gösteren resmî kayıt zincirinin parçasıdır. Yönetmeliğin güncel metnine ve diğer düzenlemelere İSG mevzuatı kütüphanesinden ulaşabilirsiniz.

Tespit ve Öneri Defteri Kimler İçin Zorunludur?

Uygulamada en sık yapılan hata, zorunluluğu yalnız “50 çalışan” sınırıyla ilişkilendirmektir. Onaylı defter ile İSG kurulu farklı yükümlülüklerdir. İş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimi görevlendirilen işyerlerinde, çalışan sayısından bağımsız olarak onaylı defter süreci gündeme gelir.

• Defteri temin etmek ve yetkili mercide onaylatmak işverenin sorumluluğundadır.
• Uzman ve hekim, kendi görev alanlarındaki tespit ve tavsiyeleri deftere yazar.
• İmzaların alınması, defterin düzenli tutulması ve denetimde gösterilmesi işverenin sorumluluğundadır.
• İşverenin özel düzenleme kapsamında İSG hizmetlerini bizzat yürüttüğü bazı az tehlikeli işyerlerinde onaylı defter istisnası bulunabilir.

Sağlık Bakanlığı İSG Daire Başkanlığının güncel açıklaması da iş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimi görevlendirilen 50'den az çalışanlı az tehlikeli işyerlerinde defter yükümlülüğünün bulunduğunu belirtir. İşyerinizin görevlendirme durumunu değerlendirirken NACE kodu, tehlike sınıfı ve İSG-KÂTİP sözleşmeleri birlikte kontrol edilmelidir.

Onaylı Defter Nasıl Onaylatılır ve Saklanır?

Yönetmeliğe göre defter, işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü veya noter tarafından her sayfası mühürlenerek onaylanır. Satın alınmış fakat sayfaları yetkili merci tarafından mühürlenmemiş bir defter, yönetmelikte tanımlanan onaylı defter niteliğini taşımaz.

1. İşyeri için tek defter temin edilir: Seri numaralı, bir asıl ve iki kopyalı yapı kontrol edilir.
2. İşyeri bilgileri hazırlanır: Ticari unvan, SGK sicil numarası, adres ve varsa istenen görevlendirme belgeleri güncel olmalıdır.
3. Onay işlemi tamamlanır: Her sayfanın mühürlü olduğu ve sayfa bütünlüğünün korunduğu kontrol edilir.
4. Nüshalar doğru kişide saklanır: Asıl nüsha işverende; diğer suretler iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminde kalır.
5. Defter erişilebilir tutulur: Teftişe yetkili iş müfettişi istediğinde işveren defteri gösterebilmelidir.

Tespit ve Öneri Defteri Nasıl Doldurulur? 8 Adım

Güçlü bir defter kaydı “eksiklik var, giderilsin” cümlesinden daha fazlasını içerir. Kaydı ilk kez okuyan bir kişi; uygunsuzluğun nerede olduğunu, hangi tehlikeyi yarattığını, ne yapılması gerektiğini ve işlemin nasıl izleneceğini anlayabilmelidir.

1. Tarih, saat ve ziyaret kapsamını yazın

Kayıt tarihini, gerekiyorsa ziyaret saatini ve incelenen bölümleri belirtin. “Saha kontrolü yapıldı” yerine “02.08.2026 tarihinde 09.30–11.00 arasında üretim holü, hammadde deposu ve yükleme alanı incelendi” gibi sınırları belli bir ifade kullanın.

2. Tespiti gözleme dayalı ve yoruma kapalı kurun

Tespit; görülen mevcut durumu anlatmalıdır. Kişisel yorum, suçlama veya niyet okuması içermemelidir. “Çalışanlar dikkatsiz” yerine “Kesim bölümündeki iki çalışanın yüz siperi olmadan taşlama yaptığı görüldü” ifadesi kullanılmalıdır.

3. Tehlike ile olası sonucu birbirine bağlayın

Kaydın neden önemli olduğunu açıklayın. Koruyucusu bulunmayan döner parçanın uzuv sıkışması veya kesilmesine; önü kapalı acil çıkışın tahliyeyi geciktirmesine yol açabileceğini belirtin. Bu bağlantı, önceliklendirmeyi kolaylaştırır.

4. Öneriyi uygulanabilir bir eylem olarak yazın

“Gerekli tedbir alınmalıdır” tek başına yeterince açıklayıcı değildir. Hangi ekipmanın temin edileceği, hangi koruyucunun monte edileceği, hangi alanın düzenleneceği veya hangi eğitimin verileceği açıkça yazılmalıdır.

5. Sorumlu ve termin belirleyin

Yönetmelik her kayıt için standart termin biçimi tanımlamaz; ancak iyi uygulamada sorumlu birim ve hedef tarih belirlemek önerinin takibini güçlendirir. Süre, riskin büyüklüğüne göre gerçekçi olmalı; ciddi ve yakın tehlikelerde çalışma, gerekli önlem alınmadan sürdürülmemelidir.

6. Uygun mevzuat dayanağını ekleyin

İlgili kanun veya yönetmelik adını belirtmek kaydın bağlamını güçlendirir. Madde numarasından emin değilseniz yanlış bir numara yazmak yerine doğru yönetmelik adını kullanın ve güncel metni mevzuat kütüphanesinden doğrulayın.

7. İmzaları ve nüsha düzenini tamamlayın

Kayıt, tespitin niteliğine göre iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve işveren tarafından birlikte veya ayrı ayrı imzalanabilir. İmza alanında ad-soyad, görev ve tarih okunaklı olmalıdır. Kopyalar mevzuatta belirtilen kişilerce saklanmalıdır.

8. Sonraki ziyarette durumu kapatın veya yeniden planlayın

Önlemin tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol edin. Tamamlanan işler için tarih ve kanıt referansı verin; yetersiz kalan veya geciken işler için yeni kayıt açın. Önemli bulguları DÖF sürecine taşıyın ve risk değerlendirmesinde karşılığını kontrol edin.

Tespit ve Öneri Defteri Örnek Yazıları

Aşağıdaki kayıtlar doğrudan kopyalanacak standart metinler değil, yazım biçimini gösterecek örneklerdir. Her tespit kendi işyerinin koşullarına, kullanılan ekipmana, ölçüm sonucuna ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır.

Defter Kaydı Nasıl Takip Edilir ve Kapatılır?

Onaylı defter tehlikeyi bildirir; fakat tek başına görev yönetim sistemi değildir. Uygunsuzlukların açık kalmaması için her önemli kaydı bir takip numarasıyla dijital veya fiziksel aksiyon listesine bağlamak gerekir.

1. Defter kayıt tarihi ve sayfa numarası takip sistemine yazılır.
2. Risk seviyesine göre öncelik belirlenir.
3. Sorumlu kişi veya birim ile hedef tarih atanır.
4. Fotoğraf, fatura, eğitim tutanağı veya kontrol raporu gibi kanıtlar eklenir.
5. İSG uzmanı veya ilgili profesyonel önlemi sahada doğrular.
6. Kapanış tarihi ve kanıt referansı sonraki defter kaydında belirtilir.

İş kazası, ramak kala olay veya yüksek riskli uygunsuzluk sonrasında kayıt açılıyorsa yalnız görünen eksikliği gidermekle yetinmeyin. Kök nedeni araştırın, düzeltici ve önleyici faaliyet oluşturun ve benzer bölüm ya da ekipmanlarda aynı tehlikenin bulunup bulunmadığını kontrol edin. Kaza sonrasındaki resmî adımlar için iş kazası bildirim rehberimizi de inceleyebilirsiniz.

Tespit ve Öneri Defterinde Sık Yapılan 10 Hata

1. Belirsiz ifade kullanmak: “Önlem alınmalı” veya “uygun hâle getirilmeli” gibi sonucu ölçülemeyen cümleler yazmak.
2. Yer ve ekipmanı belirtmemek: Aynı türden birden fazla makine veya bölüm varken bulguyu tanımlamamak.
3. Tespit ile öneriyi karıştırmak: Mevcut durum ile yapılacak faaliyeti tek, anlaşılmaz cümlede birleştirmek.
4. Her bulguya aynı süreyi vermek: Ciddi tehlike ile düşük öncelikli düzen eksikliğini aynı terminle değerlendirmek.
5. Suçlayıcı dil kullanmak: Kişiye odaklanıp sistem, ekipman, eğitim veya gözetim eksikliğini görünmez bırakmak.
6. Yanlış mevzuat maddesi yazmak: Güncelliğini veya kapsamını doğrulamadan madde numarası eklemek.
7. İmza ve tarihleri eksik bırakmak: Kaydın kim tarafından ve ne zaman oluşturulduğunu belirsiz hâle getirmek.
8. Sayfa koparmak veya kaydı silmek: Defterin bütünlüğünü bozacak yöntemlerle hata düzeltmeye çalışmak.
9. Aynı bulguyu sonuçsuz tekrarlamak: Sorumlu, termin, DÖF ve üst yönetime bildirim adımlarını işletmemek.
10. Dijital kaydı yasal defter sanmak: Yardımcı yazılım çıktısının fiziksel onaylı defterin yerini aldığını varsaymak.

Sık Sorulan Sorular

Sonuç: İyi Kayıt, Tamamlanan Önlemle Değer Kazanır

Tespit ve öneri defterinin amacı çok sayıda eksiklik yazmak değil; tehlikeleri görünür kılmak, işverene açık biçimde bildirmek ve alınacak tedbirlerin izini sürmektir. Somut tespit, uygulanabilir öneri, riskle uyumlu termin ve doğrulanmış kapanış bir araya geldiğinde defter, işyerinin güvenlik kültürünü geliştiren yaşayan bir yönetim aracına dönüşür.

Daha geniş yasal çerçeve için 6331 sayılı İSG Kanunu rehberini; işyerlerinin dijital takibi için OSGB yazılımı sayfasını inceleyebilirsiniz.